Mede op basis van de strategische agenda van de KNB hebben we dit kennis artikel geschreven. Volgens de Strategische Agenda richt het notariaat zich van 2020-2025 op innovatie en digitalisering en we verwachten dat dit ná 2025 ook zeker door blijft lopen. AI is een krachtig hulpmiddel om de rol van de notaris en notarieel medewerkers te versterken en toekomstbestendig te maken. In dit artikel lees je wat de voordelen van AI voor het notariaat zijn en schetsen we hoe AI kan bijdragen aan een toegankelijke en moderne klantenservice in het notariaat.

Kunstmatige intelligentie, of artificial intelligence (AI), is een verzamelnaam voor technologieën die computers in staat stellen om taken uit te voeren die normaal gesproken menselijke intelligentie vereisen. Denk aan het herkennen van patronen, het leren van nieuwe informatie en het nemen van beslissingen. AI-systemen worden getraind met grote hoeveelheden data, waardoor ze steeds beter worden in het uitvoeren van hun taken.

Waarom is AI interessant voor het notariaat?

AI biedt het notariaat ongekende mogelijkheden om efficiënter te werken, de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren en nieuwe producten en diensten te ontwikkelen. Door routinetaken te automatiseren, kunnen (kandidaat-) notarissen en notarieel medewerkers zich concentreren op de complexere en meer mensgerichte aspecten van hun werk. Bovendien kan AI helpen om de dienstverlening te personaliseren en om proactiever advies te geven aan cliënten.

AI-chatbots voor het notariaat: menselijkheid blijft centraal

Een veelgehoorde zorg binnen het notariaat is dat automatisering en AI het persoonlijke karakter van de dienstverlening kan verminderen. Het persoonlijke contact en de vertrouwde begeleiding zijn immers belangrijke pijlers van het vak. Echter, goed ontworpen AI-chatbots kunnen de menselijke kant van het notariaat juist versterken. Chatbots nemen routinematige taken over en geven antwoord op veelgestelde vragen. Dit zorgt ervoor dat notarissen meer tijd hebben voor diepgaand, persoonlijk klantcontact. De chatbot functioneert als een online assistent die voorbereidende vragen afhandelt en klanten begeleidt in hun eerste stappen, terwijl complexe en emotionele kwesties bij de notaris zelf blijven.

Zó versterken AI-chatbots het menselijke aspect

1. Direct en mensgericht antwoorden: Een AI-chatbot kan direct reageren op vragen over bijvoorbeeld basisinformatie. Door de chatbot te trainen in een passende tone-of-voice, blijft de communicatie persoonlijk en vriendelijk. Bovendien kunnen klanten zelf kiezen hoe diepgaand ze geholpen willen worden: eenvoudige vragen worden snel beantwoord, terwijl de chatbot ook kan doorverwijzen naar de notaris voor persoonlijk advies.
2. 24/7 bereikbaarheid met een vertrouwde toets: Klanten kunnen op elk moment van de dag basisinformatie opvragen, wat hen een gevoel van continuïteit en ondersteuning geeft. Worden de vragen té complex of is een persoonlijkere benadering vereist? Dan verwijst de AI-chatbot door naar de notaris.
3. Ondersteuning in heldere communicatie: Het gebruik van begrijpelijke taal is nog altijd prioriteit binnen het notariaat, zoals notaris Liesbeth van den Brink-Baggerman al in 2014 benadrukte in het WPNR. AI is op dit moment nog niet in staat om complexe juridische taal te herschrijven. Wél kan een AI-chatbot helpen met een eenvoudige uitleg en het verduidelijken van basisbegrippen. Hierdoor voelen klanten zich beter voorbereid voor hun afspraak met de notaris.
4. Consistentie en transparantie: Consistente antwoorden en helder taalgebruik helpen om vertrouwen op te bouwen bij cliënten. Een AI-chatbot kan getraind worden om veelgestelde vragen consistent en begrijpelijk te beantwoorden. Dit betekent dat klanten altijd accurate informatie krijgen, terwijl notarissen zelf tijd hebben om ingewikkelde vragen en persoonlijke interacties aan te pakken. Ook helpt het om een databank te maken met antwoorden op standaardvragen, deze kan je ook intern inzetten in je organisatie om nieuwe mensen op te leiden.
5. Proactieve begeleiding en empathische benadering: Door AI-chatbots zorgvuldig te ontwerpen, kunnen ze worden getraind om de juiste emotionele toon te vinden in hun antwoorden. Zo kunnen ze proactief vragen stellen, zoals “Heb je nog meer vragen over het proces?” of “Kan ik iets verduidelijken?” Hiermee ervaren klanten meer dan een technische assistent; ze voelen zich gehoord en begrepen, ook door een digitaal hulpmiddel.

AI als assistent, niet als vervanger

Wellicht heb je het voorbij zien komen in het AD van 3 augustus 2024. De rechter die ChatGPT gebruikte in zijn vonnis. Het leidde in ieder geval tot veel ophef. En voorlopig zal het ook de laatste rechter zijn die dit zo toepast. Volgens dataspecialist Henk van Ess kunnen AI-tools zoals chatbots bepaalde routinetaken automatiseren en documenten vergelijken, maar blijven complexere vraagstukken en persoonlijke advisering in handen van de notaris. Deze balans tussen mens en machine biedt juist voordelen voor het notariaat. Dat het notariaat niet meer om AI heen kan, blijkt ook uit het feit dat een instituut als de Notariële Stichting tegenwoordig college’s geeft over AI. Door de AI-chatbot routinetaken te laten overnemen, kan de notaris zich concentreren op persoonlijke advisering en het juridisch waterdicht maken van akten. Dit verhoogt de klanttevredenheid en zorgt voor een efficiëntere dienstverlening.

Efficiëntie en menselijkheid hand in hand

AI-chatbots bieden notarissen de mogelijkheid om efficiënter te werken zonder het menselijke gezicht te verliezen. De chatbot kan het eerste aanspreekpunt vormen voor klanten, hun vragen beantwoorden en hen doorverwijzen naar de notaris wanneer persoonlijk contact gewenst is. Dit versterkt de klantbeleving en vergroot het vertrouwen in de notariële dienstverlening. AI biedt notarissen een waardevolle assistent, terwijl de klant altijd kan rekenen op een persoonlijk en betrokken juridisch adviseur – het beste van beide werelden. Door AI-chatbots te integreren in haar processen, kan het notariaat op een efficiënte en betrouwbare manier service bieden aan haar klanten, in lijn met de kernwaarden en doelstellingen van de Strategische Agenda Notariaat 2020-2025. Vesqia.ai biedt gepersonaliseerde AI-chatbots die getraind zijn op de unieke behoeften van het notariaat, zodat cliënten altijd kunnen rekenen op de juiste antwoorden en een prettige service-ervaring. Wij denken graag mee met hoe je op jouw kantoor AI kan inzetten om de dienstverlening toekomstbestendig te maken.